Welke gegevens een offerteaanvraag bruikbaar maken

Een aanvraag is bruikbaar zodra u er een verdedigbare prijs op kunt zetten. Dat is iets anders dan volledig. Hieronder staat wat u nodig heeft, en belangrijker: hoeveel zekerheid elk gegeven werkelijk biedt.

Maten, en hun herkomst

Een maat is geen maat. Er zijn er minstens vier, en ze horen niet door elkaar te lopen:

de schatting, bijvoorbeeld afgeleid van een foto met een referentieobject;
de klantmaat, wat de klant zelf heeft opgemeten;
de geverifieerde maat, opgenomen door iemand van u;
de productiemaat, waarmee besteld wordt.

Het verschil tussen de eerste twee en de laatste twee is het verschil tussen een indicatie en een verbintenis. Wie ze in één veld bewaart, kan achteraf niet meer nagaan waar een fout is ontstaan. Bewaar ze apart en laat ze elkaar nooit overschrijven.

Foto's

Een gevelfoto vertelt meer dan een formulier. Wat er nu staat, hoe de aansluiting eruitziet, of er een rolluikkast zit, hoe de dagkant is afgewerkt, of er een dorpel ligt en in welke staat.

Met een referentieobject van bekende grootte op de foto — een A4-blad volstaat — wordt een indicatieve maatschatting mogelijk. Die schatting blijft indicatief. Ze is bruikbaar om een prijsvork te bepalen en niet om op te bestellen.

De situatie, niet alleen het product

Deze vragen bepalen vaak meer van de prijs dan de productkeuze:

Renovatie of nieuwbouw?
Moet het bestaande schrijnwerk eruit, en wie voert het af?
Wat gebeurt er met de dorpel: behouden, verwijderen of vervangen?
Hoe worden de dagkanten opgeleverd?
Op welke verdieping, en hoe raakt materiaal daar?
Is er plek om te laden en te parkeren?

Planning

Wanneer iemand het werk wil laten uitvoeren, zegt iets over hoe serieus de aanvraag is en over uw eigen planning. "Zo snel mogelijk" en "ergens volgend jaar" zijn twee verschillende gesprekken, ook al is het product hetzelfde.

Wat u níét moet aannemen

Dat een opgegeven maat klopt. Klanten meten zelden nauwkeurig, en dat is geen verwijt — het is niet hun vak.
Dat een foto de hele situatie toont. Wat achter een afwerking zit, is op geen enkele foto te zien.
Dat ontbrekende informatie betekent dat er niets aan de hand is. Een onbekende ondergrond is een risico, geen neutrale waarde.

Wat te doen met wat ontbreekt

De verleiding is om alsnog een exact bedrag te noemen. Dat leest prettiger en het houdt het gesprek gaande. Maar een bedrag dat bij het eerste bezoek omvalt, kost meer dan het opleverde.

Het alternatief is een prijsvork met de reden erbij: dit is de marge, en dit is wat we nog niet weten. Dat is geen zwakte. Het is de enige uitspraak die achteraf overeind blijft.

Verder lezen: het volledige offerteproces en wanneer een technische controle nodig is.